Назначение и сущность отчета о дебиторской и кредиторской задолженности. Отражение дебиторской задолженности в отчете о финансовом положении Отчеты по просроченной дебиторской задолженности

13.09.2023 | Осаго

Кредиторская и дебиторская задолженность - неизбежное следствие работы предприятия. Первая обозначает долги организации перед другими компаниями, вторая - долги предприятий перед организацией. Возникают такие обязательства при разрыве сроков платежей со временем получения товара. Они включаются в расчёты между предприятиями. Задолженности обязательно следует фиксировать. Необходимо это для правильной организации работы компании, уплаты налогов.

Составление отчёта по задолженности дебиторов

Отчёт требуется составлять в два этапа. Сначала требуется оформить сводку дебиторской задолженности, и лишь затем можно приступить к основной части работы.

Оформление сводки

Сводка составляется для управленческих целей. Она касается всех имеющихся обязательств кредиторов. В неё входят следующие данные:

Данные о покупателе и продавце;
Сроки оплаты;
Сведения о предмете обязательств (продукте);
Дата оплаты согласно договору.

Это лишь основной перечень информации. В документ, при необходимости, могут быть включены дополнительные сведения. Ответственность за подготовку сводки ложится на финансовый отдел. Составляется она на основании следующих данных:

Договор купли-продажи на продукт , являющийся предметом обязательств;
Счета, накладные , свидетельствующие о факте покупки-продажи;
Документы , подтверждающие оплату товара;
Карточки по бухгалтерским документам , где указаны данные о проведённой операции;
Акты инвентаризации ;
Бухгалтерские документы с финансовой отчётностью.

Сводка будет полезна сотрудникам отдела сбыта. Она используется для оптимизации кредитной политики, работы с клиентами. Согласно её данным можно устанавливать выгодные для компании лимиты на оплату, которые снизят риск просрочки платежей. На основании сводок определяется платёжеспособность клиентов, на основании чего производится их ранжирование.

Ответственность за подготовку сводки ложится на финансовый отдел.

Оформление отчёта

Отчёт по дебиторской сумме долгов представляет собой документ, предполагающий сведение всех сводок. Он отображает количество предоставленных кредитов за определённый срок, объёмы отсроченных платежей. Ответственность за оформление документа ложится на финансовый отдел или менеджеров компании. Периодичность составления может быть разной: раз в неделю, раз в месяц.

Данные о задолженности в отчётности группируются. Основанием для группировки могут быть следующие критерии:

Тип товара;
Группа покупателей;
Группа продавцов.

Отчёт, основанием которого является дебиторская задолженность, имеет следующие формы, в зависимости от рода долга:

Обязательства в форме денежных средств;
Обязательства в форме бартера;
Просроченные обязательства в форме бартерного обмена или в деньгах.

Стандартная информация, которая должна быть включена в отчёт:

Данные о товаре, покупателе;
Сроки погашения (для них существует специальная группировка, к примеру: до месяца, больше года);
Начисленная сумма процентов.

В документе также указываются затруднения со взиманием обязательств, если они имеются. Это основные данные, которые требуется указать. Однако в документе могут содержаться дополнительные сведения, если на то есть необходимость. К примеру, указание дополнительной информации характерно для бартерных сделок.

Отчётный документ, предметом которого является дебиторская задолженность, используется финансовым отделом для организации грамотного взимания обязательств, определении кредитной политики.

Отчёт позволяет юридическому отделу определить фронт работ по взиманию долгов. На основании документа бухгалтерский отдел отслеживает поступление выплат дебиторов.

Отчётный документ по дебиторской задолженности позволяет руководству компании:

анализировать динамику производства,
корректировать объёмы закупок.

Оформление документа по кредиторским долгам

Перед тем, как составить отчёт, касающийся кредиторской задолженности, требуется также оформить сводку. Оформление её почти аналогично оформлению документа по дебиторской задолженности. Здесь также указываются данные о товаре, клиенте, заключённом договоре. Составляется бумага финансовым отделом.

После оформления сводки можно приступить к составлению отчётности. Отчёт, относящийся к кредиторской задолженности, представляет собой сводный документ. В него включены данные о закупках с отсроченной кредиторской выплатой или непогашенными обязательствами. Ответственность за его составление ложится на финансовый отдел.

Как и в варианте с дебиторской выплатой, документы подразделяются на группы в зависимости от формы оплаты: бартерные сделки, выплаты в виде денежных средств.

Документ, касающийся кредиторской выплаты, используется для контроля над погашением долга, отслеживания сроков кредиторской задолженности, планирования оттока средств предприятия, анализа политики по закупкам.

Что делать, когда возникает ? Порядок работы с просрочкой изложен в одной из наших статей.
Отчёт о оценке дебиторской задолженности вместе с оценочными методами.

Как использовать отчётность?

Документ по кредиторской и дебиторской выплате позволяет отследить в любое время состояние расчётов с партнёрами, сотрудниками предприятия. Это обязательно для осуществления управленческой деятельности, планировании кредитной политики. Отчёт, касающийся кредиторской и дебиторской выплаты, помогает контролировать следующие функции:

Документ является обязательным при работе предприятия. Это не просто формальность, ведь на основе этой бумаги принимаются ключевые управленческие решения, отлеживаются общие показатели компании. Она позволяет не допустить кризисного положения и способствует грамотной организации деятельности на основе чётких показателей.

Документ является обязательным при работе предприятия.

Система организации бюджета

Система бюджетирования является составляющей программы 1С: Предприятие. Создана она для создания бюджета. Однако на её основе можно выполнять требующуюся отчётность. Для этого в ней имеются следующие функции:

Формирование прогнозов на предмет финансового состояния предприятия на основе анализа имеющихся данных;
Получение финансовых отчётов, управленческого баланса на основании объективных показателей, что позволяет производить анализ прибыли, сравнение её с предыдущими показателями;
Сопоставление бюджетов;
Выполнение анализа на предмет существующих отклонений;
Соотнесение показателей за разные периоды;
Сравнение долгов дебиторов и обязательств перед кредиторами по трём временным отрезкам, анализ конечной суммы.

Система позволяет выстраивать отчётность произвольного вида, где будут заданны все дополнительные данные, если это требуется. Возможно формирование структуры с указанием сроков. В программе имеются формулы для расчёта данных показателей.

Программа 1С — удобный инструмент для бухгалтера, при помощи которого можно быстро получать требующийся:

анализ,
графики,
структуры.

Отчётный документ по разным типам задолженностей является путеводным маяком для всех организаций. Он способствует быстрой работе, взвешенному принятию решений.

Смотрите видео о том, как составить отчётную бумагу по дебиторской задолженности в программе 1С:

Обязательно документ составляется в тех организациях, где имеется кредитная политика или задолженности перед кредиторами. Перед составлением его необходимо оформить сводку.

Отчётность представляет собой сводный документ, из которого можно вычленить общую картину. Периодичность его составления зависит от индивидуальных нужд организации. К примеру, бумага может составляться раз в месяц. Оформить ее можно при помощи программы 1С.

Финансовая отчетность предоставляет информацию о финансовом положении, результатах хозяйственной деятельности компании, а также об изменениях ее финансового положения. Отчет о финансовом положении (Statement of financial position) отражает элементы, связанные с оценкой финансового положения компании: активы, обязательства и капитал.

Статья отчета о финансовом положении «Дебиторская задолженность» не регулируется специальным стандартом МСФО, однако при составлении отчетности следует придерживаться некоторых правил, чтобы информация в отчетности была достоверной и не ввела пользователей в заблуждение. Согласно требованиям МСФО (IAS) 1 «Представление финансовой отчетности» информация о дебиторской задолженности, как и остальные статьи финансовой отчетности, должна быть сопоставима (принцип сопоставимости), т. е. представлена по состоянию на конец отчетного периода и на конец предыдущего отчетного периода в отчете о финансовом положении и в соответствующем примечании. Данное сопоставление дает возможность оценить изменение финансового положения компании.

МСФО 1 предусматривает выделение в отчете о финансовом положении статьи «Торговая и прочая дебиторская задолженность». К прочей дебиторской задолженности, например, относятся авансы выданные, векселя к получению, переплата по налогам, НДС к возмещению. При этом либо в раскрытии по дебиторской задолженности, либо в раскрытии по управлению финансовыми рисками необходимо обязательно выделить категории дебиторской задолженности, которые являются финансовыми активами (например, дебиторская задолженность покупателей) и нефинансовыми (например, авансы, выданные поставщикам).

Для справедливого отражения финансового положения компании могут вводиться дополнительные статьи отчета. Решение о необходимости введения дополнительных статей дебиторской задолженности основывается на характере задолженности, ее величине и сроках ее погашения. Если статья существенна и имеет значение для отчетности в целом, то она обязательно выделяется непосредственно в отчете о финансовом положении.

Пример 1

С учетом специфики деятельности девелоперской компании авансы, выданные подрядчикам, составляют существенную часть дебиторской задолженности. В данном случае в отчете о финансовом положении сумму полученных авансов необходимо выделить отдельной статьей (табл. 1).

Таблица 1

Фрагмент отчета о финансовом положении, тыс. руб.

Статья отчета о финансовом положении	Прим.	31.12.2010	31.12.2009
Авансы, выданные поставщикам и подрядчикам
Торговая и прочая дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность должна быть классифицирована в зависимости от сроков погашения на краткосрочную (к погашению в течение 12 месяцев с отчетной даты или нормального операционного цикла) и долгосрочную (к погашению в течение срока, превышающего 12 месяцев, или нормального операционного цикла).

МСФО 1 не разрешает зачитывать активы и обязательства друг против друга, за исключением тех случаев, когда взаимозачет требуется или разрешается другими стандартами. Стоит отметить, что вычитание из величины дебиторской задолженности резерва под обесценение дебиторской задолженности не является взаимозачетом статей активов и обязательств.

Признание

МСФО (IAS) 39 «Финансовые инструменты: признание и оценка» определяет дебиторскую задолженность как непроизводные финансовые активы с фиксированными или определяемыми платежами, не обращаемые на активном рынке и не предназначенные для торговли. Если финансовый актив котируется на рынке, то он не может быть классифицирован как дебиторская задолженность (в таком случае он будет классифицирован как инвестиции).

Обратите внимание, что авансы выданные и переплата по налогам, входящие, как правило, в состав прочей дебиторской задолженности, не соответствуют определению финансовой дебиторской задолженности, приведенному в МСФО 39. Авансы, выданные под капитальное строительство, учитываются в составе основных средств (а не в составе авансов выданных).

Как было сказано выше, в МСФО нет отдельного стандарта, регулирующего именно учет дебиторской задолженности. МСФО 39 относится исключительно к финансовым инструментам.

Принципы учета дебиторской задолженности приводятся для частных случаев в отдельных стандартах, в том числе МСФО (IAS) 1 «Представление финансовой отчетности», МСФО (IAS) 18 «Выручка», МСФО (IAS) 16 «Основные средства», МСФО (IAS) 11 «Договоры на строительство». Кроме того, МСФО (IFRS) 7 «Финансовые инструменты: раскрытия» определяет требования по раскрытию, в частности, в отношении дебиторской задолженности в отчетности.

Согласно МСФО для признания дебиторской задолженности используются общие критерии признания активов и обязательств:

Существует высокая вероятность получения экономических выгод, связанных с данным активом, в будущем;

Стоимость актива может быть надежно оценена.

Оценка

Дебиторская задолженность при первоначальном признании оценивается по стоимости сделки (справедливая стоимость). МСФО 39 дает следующее определение справедливой стоимости как суммы, по которой может быть обменян актив или урегулировано обязательство при совершении сделки между хорошо осведомленными, желающими совершить такую сделку и независимыми друг от друга сторонами.

После первоначального признания дебиторская задолженность должна быть оценена по амортизированной стоимости с использованием метода эффективной процентной ставки.

Эффективная ставка процента — это ставка, которая обеспечивает точное дисконтирование ожидаемой суммы будущих денежных выплат или поступлений вплоть до наступления срока погашения по данному финансовому инструменту.

По методу эффективной ставки процента рассчитывается и начисляется процентный доход или расход на выплату процентов в течение рассматриваемого периода.

Резерв по сомнительной дебиторской задолженности

В соответствии с МСФО 39, который регулирует учет финансовых активов, обесценение дебиторской задолженности признается при наличии событий, произошедших после первоначального признания. Компания должна оценивать на каждую отчетную дату наличие объективных признаков обесценения. Если такие признаки существуют, то компания должна сделать все необходимые расчеты для определения убытка от обесценения. В стандарте приводится ряд факторов, которые могут свидетельствовать о наличии признаков обесценения:

Значительные финансовые сложности дебитора;

Нарушение условий договора;

Вероятность банкротства дебитора;

Справедливая стоимость залога;

Ликвидность дебитора;

Общеэкономические факторы;

Другие факторы.

Обесценение дебиторской задолженность на практике называется «Резерв под обесценение дебиторской задолженности» (Bad debt provision ). Резерв создается по каждому виду дебиторской задолженности (резерв под обесценение торговой дебиторской задолженности, резерв под обесценение авансов выданных, резерв под обесценение прочей дебиторской задолженности и т. д.).

Балансовая стоимость дебиторской задолженности должна быть уменьшена на величину резерва под обесценение дебиторской задолженности путем списания на расходы.

В соответствии с МСФО 39 расчет резерва необходимо осуществлять методом амортизированной стоимости, т. е. необходимо прогнозировать по каждому дебитору сроки погашения задолженности и дисконтировать ожидаемые потоки денежных средств к получению. Однако на практике применение данного метода достаточно затруднительно. Поэтому используют методы, которые обязательно должны быть основаны на историческом опыте либо самой компании, либо компаний-аналогов, либо отрасли.

Метод формирования резерва под обесценение дебиторской задолженности должен быть закреплен в учетной политике компании. Существует несколько вариантов:

1) определение вероятности взыскания задолженности по каждому дебитору и начисление резерва только по тем дебиторам, взыскание задолженности с которых сомнительно;

2) начисление резерва в процентном отношении от выручки, полученной за определенный период (percentage of sale) ;

3) формирование нескольких групп дебиторской задолженности в зависимости от длительности периодов просрочки и начисление резерва в процентном отношении, определяемом для каждой группы (aging method) .

На практике возможно применение смешанного метода формирования резерва (сочетание разных методов одновременно).

Пример 2

По состоянию на 31 декабря 2010 г. дебиторская задолженность компании составляет 200 тыс. руб. Из них:

Непросроченная задолженность — 120 тыс. руб.;

Просроченная дебиторская задолженность — 80 тыс. руб.

Более подробная информация представлена в табл. 2.

Таблица 2

Дебиторская задолженность	Сумма, тыс. руб.	Резерв, %
(согласно учетной политике компании)	Резерв, тыс. руб.	Сумма дебиторской задолженности за вычетом резерва

Непросроченная
Просрочена до 30 дней
Просрочена от 31 до 60 дней
Просрочена от 61 до 90 дней
Просрочена свыше 91 дня

На сумму созданного резерва в учете формируется запись:

Дт «Расходы по созданию резерва под обесценение дебиторской задолженности» (Отчет о прибылях и убытках/Отчет о совокупных доходах)

Кт «Резерв под обесценение дебиторской задолженности» (Отчет о финансовом положении по статье «Дебиторская задолженность»)

На каждую отчетную дату резерв под обесценение дебиторской задолженности подлежит пересмотру и корректировке с целью отражения достоверной оценки.

При начислении резерва по обесценению дебиторской задолженности в текущем периоде необходимо учесть проводки, сделанные в прошлых периодах. Необходимо провести анализ дебиторской задолженности предыдущего отчетного периода и сопоставить величину начисленного ранее резерва с величиной резерва текущего периода в разрезе контрагентов. В случае если сумма дебиторской задолженности, в отношении которой был начислен резерв под обесценение в прошлом отчетном периоде, была оплачена в текущем периоде, необходимо восстановить данную задолженность путем сторнирования величины начисленного ранее убытка от обесценения.

Условия создания резерва по сомнительным долгам в МСФО и РСБУ различаются, что не позволяет использовать показатели резерва по сомнительным долгам из РСБУ при подготовке отчетности по МСФО. Как правило, российские компании при подготовке отчетности формируют резерв в размере, вычитаемом при расчете налогооблагаемой суммы (сумма резерва по сомнительным долгам не может превышать 10 % от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ). В соответствии с вышеизложенным для целей подготовки отчетности по МСФО на практике, как правило, необходимо увеличивать резерв по сомнительным долгам, сформированный в РСБУ.

Расчет амортизированной стоимости

Суть дисконтирования заключается в том, что текущая стоимость будущих финансовых потоков может существенно отличаться от их номинальной стоимости. Это значит, что одна и та же сумма, выплачиваемая в разные моменты, имеет разную стоимость.

Самое сложное и важное в дисконтировании — это определить ставку дисконтирования. В МСФО предусмотрены различные способы выбора ставки. Но в любом случае ставка должна удовлетворять следующим критериям:

Являться ставкой до налогообложения;

Отражать текущую рыночную оценку временной стоимости денежных средств с учетом фактора времени;

Отражать риски по обязательству.

На практике обычно в качестве ставки дисконтирования применяются рыночные ставки, скорректированные под аналогичные условия. Например, в зависимости от ситуации целесообразно использовать ставку, по которой приобретатель мог бы получить аналогичный заем, ставку рефинансирования или ставку из бюллетеня банковской статистики.

Расчет амортизированной стоимости выполняется по следующей формуле (или через функцию XNPV в приложении Excel):

Амортизированная стоимость =

где С — номинальное значение торговой дебиторской задолженности/векселей к получению;

r — учетная ставка;

t — период между надлежащей датой погашения торговой дебиторской задолженности/векселей к получению и отчетной датой.

Сумма дисконта, которая показывает разницу между номинальной и аморти-

зированной стоимостями дебиторской задолженности, рассчитывается по следу-

ющей формуле:

Скидка = С - Амортизационная стоимость.

Пример 3

По состоянию на 31 декабря 2010 г. торговая дебиторская задолженность компании включает в себя дебиторскую задолженность от покупателя на сумму 200 тыс. руб. Срок взыскания задолженности от покупателя — 26 декабря 2011 г., учетная ставка — 18 %.

Основываясь на формуле, указанной выше, амортизированная стоимость торговой дебиторской задолженности будет равна:

В результате амортизированная стоимость дебиторской задолженности составляет 169,88 тыс. руб., где номинальная стоимость равна 200 тыс. руб. Сумма дисконта составляет 30,12 тыс. руб. и должна быть включена в прибыль или убыток в качестве затрат на резерв под обесценение дебиторской задолженности.

Дебиторская задолженность и договор факторинга

Эффективное использование имеющихся у компании активов — одна из важнейших предпосылок для успешного ведения бизнеса. Постоянные просрочки со стороны покупателей, а также возможные случаи неплатежей могут привести к дестабилизации финансового положения компании. Для того чтобы изменить данную ситуацию, существует такой механизм, как факторинг (договор факторинга). Факторинг — это по сути сделка по уступке прав требования.

Справочно

По договору факторинга одна сторона (фактор) — банк или небанковская кредитно-финансовая организация — обязуется другой стороне (кредитору) вступить в денежное обязательство между кредитором и должником на стороне кредитора путем выплаты ему суммы денежного обязательства должника с дисконтом. Под дисконтом понимается разница между суммой денежного обязательства должника и суммой, выплачиваемой фактором кредитору.

Иными словами, факторинг — это тип финансовых операций, при котором банк или специализированная фирма приобретает дебиторскую задолженность и сама взыскивает долг за определенное вознаграждение. Таким образом, в принятую схему «поставщик — покупатель» включается третья сторона — фактор.

Согласно МСФО 39 прекращается признание дебиторской задолженности, если:

Истекают права на получение потоков денежных средств от данной дебиторской задолженности;

Передаются права на получение потоков денежных средств от данной задолженности и в значительной степени все риски и выгоды, связанные с правом собственности на данную дебиторскую задолженность;

Принимается обязательство по передаче потоков денежных средств, связанных с дебиторской задолженностью, и передаются в значительной степени все риски и выгоды;

Не передаются и не сохраняются в значительной степени все риски и выгоды, но передается контроль над данной дебиторской задолженностью.

В учете по МСФО, в случае если компания осуществляет контроль над дебиторской задолженностью, но риски и выгоды передаются не в полном объеме, дебиторская задолженность признается в той части, в какой у компании сохранились риски и выгоды от дебиторской задолженности (т. е. в той части, в которой компания продолжает участвовать).

В случае если передача дебиторской задолженности не удовлетворяет критериям прекращения ее признания, то операция по договору факторинга учитывается как заем, обеспеченный залогом. Например, когда покупатель перечислил денежные средства за приобретенный товар, дебиторская задолженность должна быть списана.

Прекращение признания дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность считается погашенной, когда выполнены условия договора (например, поступление денежных средств на счет дебитора), компания передала права на получение денежных потоков и все риски и выгоды владения данным активом, срок действия договора истек либо он аннулирован.

Дебиторская задолженность в иностранной валюте

Компания может совершать сделки в иностранной валюте или осуществлять зарубежную деятельность. При отражении дебиторской задолженности в отчетности возникает вопрос: какой обменный курс использовать?

МСФО (IAS) 21 «Влияние изменений валютных курсов» регулирует порядок отражения в финансовой отчетности операций в иностранной валюте, а также пересчета показателей финансовой отчетности в валюту предоставления.

МСФО 21 устанавливает требования к выбору функциональной валюты — валюты, используемой в основной экономической среде, в которой осуществляется деятельность компании. Если компания осуществляет зарубежную деятельность, например продает свою продукцию на импорт в ценах, выраженных в иностранной валюте, то возникают расчеты в иностранной валюте (иностранная валюта — валюта, отличная от функциональной валюты). При первичном признании дебиторская задолженность должна быть отражена в сумме по текущему валютному курсу между функциональной и иностранной валютами на дату осуществления операции.

На отчетную дату МСФО 21 предусматривает пересчет задолженности по текущему валютному курсу на отчетную дату. При этом следует иметь в виду, что балансовая стоимость статьи определяется с учетом положений других стандартов. Это означает, что если дебиторская задолженность в иностранной валюте отражается по справедливой стоимости, она также подлежит пересчету в функциональную валюту.

Пример 4

Компания, функциональной валютой которой является российский рубль, реализовала 31 мая 2009 г. продукцию на сумму 200 тыс. у. е. Выручка была признана по курсу 29,5 руб./у. е.

Путем дисконтирования определяется справедливая стоимость задолженности покупателя. Для примера возьмем ставку дисконтирования 18 %.

PV = 200 / [(1 + 0,18) (360/365) ] = 169,88 тыс. у. е.

Задолженность и дисконт учитываются в валюте задолженности. В данном примере функциональная валюта отличается от валюты задолженности, поэтому выручку и дебиторскую задолженность необходимо корректировать на сумму дисконта, пересчитанного по курсу на дату реализации.

В учете признаем дисконт в размере $30,12 тыс. у. е. (200 - 169,88) по курсу на дату реализации:

30,12 тыс. у. е. х 29,5 = 888,54 тыс. руб.

и делаем проводку:

Дт «Расходы по процентам» (Отчет о прибылях и убытках/Отчет о совокупных доходах)

Кт «Дебиторская задолженность» (Отчет о финансовом положении)

Величину дебиторской задолженности, выраженную в валюте, необходимо на отчетную дату пересчитывать в функциональную валюту — российский рубль по официальному курсу на отчетную дату.

Если курс валюты на отчетную дату составляет 30,1 руб./у. е., то задолженность будет отражена в отчетности в сумме 169,88 тыс. у. е. . 30,1 руб./у. е. = 5 113 288 тыс. руб.

Раскрытие информации в отчетности

Требования к раскрытию информации в отношении дебиторской задолженности содержатся в МСФО (IFRS) 7 «Финансовые инструменты: раскрытия». В соответствии с требованиями МСФО в примечаниях к отчетности приводится следующая информация:

Учетная политика в отношении дебиторской задолженности;

Полная сумма дебиторской задолженности;

Суммы по основным группам задолженности (торговая, авансы выданные, переплата по налогам, прочая дебиторская задолженность и др.);

Сумма начисленного резерва под обесценение дебиторской задолженности;

Движение резерва под обесценение дебиторской задолженности;

Расшифровка долгосрочной дебиторской задолженности по срокам погашения (от года до двух лет, от двух до пяти лет, более пяти лет);

Ставки дисконтирования долгосрочной задолженности;

Анализ финансовой дебиторской задолженности, которая не является просроченной или обесцененной по кредитному качеству (например, анализ по группам кредитного риска).

Компания в отчетности также предоставляет любую дополнительную информацию, необходимую пользователям финансовой отчетности для понимания ее финансового положения и результатов деятельности за отчетный период. Состав дополнительной информации определяется профессиональным суждением руководства.

Примером дополнительной информации может быть выделение в примечании самых крупных дебиторов, информации о контрагенте-банкроте, по которому создается резерв.

Пример 5

Фрагмент из отчетности Группы «РусГидро» за 2010 г.

Учетная политика

Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков и прочая дебиторская задолженность. Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков и прочая дебиторская задолженность учитываются по амортизированной стоимости с использованием метода эффективной процентной ставки.

Обесценение финансовых активов, отражаемых по амортизированной стоимости. Убытки от обесценения признаются в прибыли или убытке по мере их понесения в результате одного или более событий («событий убытка»), произошедших после первоначального признания финансового актива и влияющих на величину или сроки расчетных будущих денежных потоков, связанных с финансовым активом или с группой финансовых активов, которые можно оценить с достаточной степенью надежности. Если у Группы отсутствуют объективные доказательства обесценения для индивидуально оцененного финансового актива (независимо от его существенности), этот актив включается в группу финансовых активов с аналогичными характеристиками кредитного риска и оценивается в совокупности с ними на предмет обесценения. Основными факторами, которые Группа принимает во внимание при рассмотрении вопроса об обесценении финансового актива, являются его просроченный статус и возможность реализации обеспечения при наличии такового. Основные критерии, на основе которых определяется наличие объективных признаков убытка от обесценения:

а) имеется просрочка любого очередного платежа, при этом несвоевременная оплата не может объясняться задержкой в работе расчетных систем;

б) контрагент испытывает существенные финансовые трудности, что подтверждается финансовой информацией о контрагенте, находящейся в распоряжении Группы;

в) контрагент рассматривает возможность объявления банкротства или иной финансовой реорганизации.

Если условия обесцененного финансового актива, отражаемого по амортизированной стоимости, пересматриваются в результате переговоров или изменяются каким-либо иным образом в связи с финансовыми трудностями контрагента, обесценение определяется с использованием первоначальной эффективной процентной ставки до пересмотра условий.

Убытки от обесценения всегда признаются путем создания резерва в такой сумме, чтобы привести балансовую стоимость актива к текущей стоимости ожидаемых денежных потоков (которая включает в себя будущие убытки по кредиту, которые в настоящее время еще не были понесены), дисконтированных с использованием первоначальной эффективной ставки процента по данному активу. Если в последующем периоде сумма убытка от обесценения снижается и это снижение может быть объективно отнесено к событию, наступившему после признания обесценения (как, например, повышение кредитного рейтинга дебитора), ранее отраженный убыток от обесценения восстанавливается посредством корректировки созданного резерва через прибыль или убыток за год.

Активы, погашение которых невозможно, в отношении которых завершены все необходимые процедуры с целью полного или частичного возмещения и определена окончательная сумма убытка, списываются за счет сформированного на балансе резерва под обесценение.

Предоплата

Предоплата отражается в отчетности по первоначальной стоимости за вычетом резерва под обесценение. Предоплата классифицируется как долгосрочная, если ожидаемый срок получения товаров или услуг, относящихся к ней, превышает один год или если предоплата относится к активу, который будет отражен в учете как внеоборотный при первоначальном признании. Сумма предоплаты за приобретение актива включается в его балансовую стоимость при получении Группой контроля над этим активом и наличии вероятности того, что будущие экономические выгоды, связанные с ним, будут получены Группой.

Убыток от обесценения финансовых активов, учитываемых

по амортизированной стоимости

Убыток от обесценения признается исходя из оценки руководством ухудшения состояния платежеспособности конкретных покупателей. Если происходит ухудшение кредитоспособности одного из крупных покупателей или фактические убытки от невыполнения обязательств должниками превышают оценки Группы, фактические результаты могут отличаться от указанных оценок.

Дебиторская задолженность и авансы выданные
Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков (за вычетом резерва под обесценение дебиторской задолженности в размере 2944 млн руб. по состоянию на 31 декабря 2010 г. и 6652 млн руб. по состоянию на 31 декабря 2009 г.)
НДС к возмещению
Авансовые платежи по налогу на прибыль
Авансы, выданные поставщикам и подрядчикам (за вычетом резерва под обесценение дебиторской задолженности в размере 131 млн руб. по состоянию на 31 декабря 2010 г. и 173 млн руб. по состоянию на 31 декабря 2009 г.)
Прочая дебиторская задолженность (за вычетом резерва под обесценение дебиторской задолженности в размере 10 млн руб. по состоянию на 31 декабря 2010 г. и 529 млн руб. по состоянию на 31 декабря 2009 г.)
Итого дебиторской задолженности и авансов выданных

По состоянию на 31 декабря 2010 г. дебиторская задолженность и авансы выданные в размере 20 951 млн руб. представлены как активы группы выбытия.

Большинство покупателей, задолженность которых включена в дебиторскую задолженность покупателей и заказчиков, представляют собой один класс, так как они обладают идентичными характеристиками.

По состоянию на 31 декабря 2009 г. задолженность по страховым возмещениям от ОАО «СК “РОСНО”» в связи с аварией на Саяно-Шушенской ГЭС была включена в прочую дебиторскую задолженность и составила 6046 млн руб. Окончательный расчет с ОАО «СК “РОСНО”» был произведен в июле 2010 г.

Резерв под обесценение дебиторской задолженности оценивался с учетом индивидуальной специфики покупателей, динамики платежей, последующей оплаты после отчетной даты, а также анализа прогноза будущих поступлений денежных средств. Руководство полагает, что предприятия Группы обеспечат ее собираемость денежными средствами или неденежными зачетами и что чистая сумма дебиторской задолженности близка к справедливой стоимости.

Движение резерва под обесценение дебиторской задолженности покупателей и заказчиков и прочей дебиторской задолженности представлено ниже:



Начислено за год
Восстановление резерва под обесценение
Дебиторская задолженность покупателей и заказчиков, списанная как безнадежная к взысканию
Реклассификация в активы группы выбытия

По состоянию на 31 декабря 2010 г. дебиторская задолженность в размере 3439 млн руб. (31 декабря 2009 г.: 3012 млн руб.) была просрочена, но не обесценена. Эта задолженность включает задолженности ряда компаний, не являющихся связанными сторонами, у которых за последний период не было случаев невыполнения обязательств. Анализ данной задолженности по срокам приведен ниже:

	Менее 3 месяцев	От 3 до 12 месяцев	Свыше 12 месяцев	Итого


% от общей суммы

Дебиторская задолженность просроченная, но не обесцененная
% от общей суммы

По состоянию на 31 декабря 2010 г. дебиторская задолженность просроченная, но не обесцененная, относящаяся к активам группы выбытия, составляла:

	Менее 3 месяцев	От 3 до 12 месяцев	Свыше 12 месяцев	Итого

Дебиторская задолженность просроченная, но не обесцененная
% от общей суммы

Контрагенты, остатки по расчетам с которыми учитываются в составе дебиторской задолженности покупателей и заказчиков и прочей дебиторской задолженности, которая не является ни просроченной, ни обесцененной, характеризуются приблизительно одинаковой платежеспособностью.

Группа не имеет дебиторской задолженности, переданной в залог или в качестве иного обеспечения.

Анализ дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность, ее состав, размеры и качество, как правило, оказывают сильное влияние на финансовое состояние организации.

Перед руководством компании стоит задача осуществлять эффективное управление дебиторской задолженностью с целью увеличения прибыли компании и оборачиваемости капитала.

На величину дебиторской задолженности влияет ряд факторов:

Объемы реализации;

Условия расчетов с дебиторами;

Система контроля дебиторской задолженности (своевременное погашение дебиторской задолженности, взыскание просроченной задолженности);

Качество управления дебиторской задолженностью.

Менеджменту компании следует следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, поскольку значительное преобладание дебиторской задолженности сигнализирует о возможной угрозе финансовой неустойчивости и делает необходимым привлечение дополнительных (из внешних источников) средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия. Возможна ситуация, когда компания расширила свою деятельность или задолженность погашена. И в этом случае возможно значительное преобладание дебиторской или кредиторской задолженности. Менеджменту также требуется анализировать изменения в бизнесе компании в целом.

Оперативный анализ показателей дебиторской задолженности дает руководству информацию для принятия решений.

На практике для анализа дебиторской задолженности, как правило, используются коэффициенты:

. Оборачиваемость дебиторской задолженности (receivables turnover ratio) — отношение выручки от реализации к средней сумме счетов к получению за минусом резервов под обесцененную дебиторскую задолженность. Коэффициент показывает, сколько раз счета к получению превращались в денежные средства или сколько единиц выручки получено с 1 руб. дебиторской задолженности. Чем выше его значение, тем меньший период проходит между отгрузкой продукции потребителям и моментом их оплаты. Высокие значения этого показателя положительно отражаются на его ликвидности и платежеспособности.

. Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности в днях (day’s sales outstanding — DSO) рассчитывается по формуле:

DSO = (Средняя дебиторская задолженность. 365) / (Продажи в кредит или Выручка).

Данный коэффициент характеризует средний период, в течение которого средства от покупателей поступают на расчетные счета предприятия. Чем меньше значение данного показателя, тем в более выгодных условиях находится предприятие.

Таким образом, дебиторская задолженность, которая показывает сумму долгов, причитающихся компании от различных контрагентов, является важным показателем ее финансового состояния. Почти перед каждым предприятием встает проблема ликвидности дебиторской задолженности, и решение этой проблемы — один из способов укрепления его финансового положения.

В основе грамотного управления дебиторской задолженностью лежат разработка и внедрение в практику современных методов контроля и анализа ее состояния.

Целью составления отчётов о дебиторской и кредиторской задолженности является знание в любой момент времени составления расчётов с партнёрами, поставщиками, покупателями, бюджетом и внебюджетными фондами, рабочими.

Отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности позволяет:

отслеживать динамику производства, продаж и закупок. Анализ отчёта предоставляет информацию о количестве продаж (сумме выручки), о количестве покупок (затраты по ним), количество имеющихся свободных средств (их источники и место их размещения);

чётко представлять о состоянии своих расчётов (это позволяет сориентироваться в случае возникновения нештатных, незапланированных ситуаций). Отчёт о дебиторской задолженности позволит определить срок необходимости кредита и кому из дебиторов можно дать отсрочку платежа. Отчёт о кредиторской задолженности даёт представление о том, какие платежи можно пока отсрочить;

планировать доходы и расходы. Своевременное планирование даёт возможность подсчёта суммы ожидаемой выручки (при учёте «по оплате») и суммы предстоящих налоговых платежей из знания, когда и сколько поступит денежных средств на расчётный счёт, а также о количестве и сроках оплаты налогов, закупки сырья, выплаты заработной платы. При расчётах встречными поставками, взаимозачётами (что широко практикуется на ФГУП «ССС»), то это тоже должно быть включено в отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности;

оценивать своих покупателей через анализ динамики возникновения и погашения задолженности за достаточно длительный срок. Исходя из правила, что 90% проблем создают 10% клиентов, с которыми происходит общение, следует ранжировать клиентов по степени их платёжеспособности, что позволит в зависимости от надёжности клиентов устанавливать основные условия поставки продукции (цена, срок оплаты, максимальная партия и т.д.);

анализировать результаты от предоставления отсрочек по платежам. Эффективность политики предоставления отсрочек по платежам позволяет отследить отчёт о дебиторской задолженности. Какие это отсрочки и как это влияет на уровень продаж, просчёт уровня применяемых цен, чтоб не было потерь от обесценивания денег с момента отгрузки продукции до момента оплаты;

своевременно предпринимать меры по взысканию просроченной задолженности. Отчёт позволяет ориентироваться во времени, когда наступает время перестать верить обещаниям и пора принимать меры через установление критического срока неуплаты, после которого юристы должны принимать меры к взысканию задолженности (в том числе через суд);

регулировать отношения с поставщиками через оценку собственной не пунктуальности по отношению к каждому из партнёров. Всё в смысле «пока можно не платить» - если взгляды по этому вопросу не совпадают с партнёром, то тщательный контроль за отсрочками и просрочками позволит хотя бы избежать штрафов и неустоек.

Источниками информации являются счета, выставленные покупателям, счета, полученные от поставщиков, накладные на отгрузку товаров, накладные на получение товара, сведения об оплате (банковские и кассовые документы), заключённые договоры. Лучше составлять сводный отчёт о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение М), так как эти виды задолженности могут переходить во времени друг в друга. Сводный отчёт составляется на основании отчёта о дебиторской и кредиторской задолженности. Сводный отчёт детализирует данные по дебиторской и кредиторской задолженности, по крупным должникам, по просроченным долгам (всех сторон). Сводки содержат актуальную на определённый момент информацию о сделках с отсроченными платежами и ещё не погашенной задолженностью.

Группировать информацию можно по следующим признакам:

по продуктам;

покупателям;

продавцам;

по дебиторской и кредиторской задолженности в виде денежных средств;

по просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.

Информация сводки может быть выстроена в порядке значимости поступлений (расходов), по ожидаемым датам платежа.

Для ФГУП «ССС» можно предложить составление справок о продажах и справок о закупках по каждому покупателю (поставщику), содержащих информацию о покупателе (поставщике) и информацию о заключённом договоре, о сроке и условиях поставки, виде поставляемой продукции, дате и виде платежа.

Бухгалтер проверяет полученный отчёт (сверяет внесённые в него данные с данными первичных учётных документов) и удостоверяет правильность составления отчёта своей подписью. Здесь же он может сделать необходимые дополнительные расчёты для составления бухгалтерской и налоговой отчётности (например, указать сводную корреспонденцию счетов, подсчитать общую сумму НДС, подлежащего получению от покупателей или уплаченного поставщикам, рассчитать суммы полученных и закрытых авансов в отчётном периоде).

На основании отчёта бухгалтер делает следующие записи:

Дт 191 Кт 6013 - 37717,70 руб.

начислен НДС, полученный от поставщиков;

Дт 151 Кт 6013 - 226306,21 руб.

Отражена стоимость услуг, оказанных поставщиками;

Дт 6023 Кт 51 - 41883,20 руб.

Отражены суммы авансов за услуги;

Дт 6013 Кт 51 - 61998,70 руб.

Оплачены услуги поставщикам через расчётный счёт;

Дт 6013 Кт 6023 - 141860,00 руб.

Оплачены услуги поставщикам авансами (снятие с предоплаты);

Дт 6211 Кт 9011 - 9265962,49 руб.

Отгружены баллоны покупателям;

Дт 9031 Кт 764 - 1544327,08 руб.

Отражена сумма НДС за баллоны, подлежащая получению;

Дт 6213 Кт 9013 - 5654709,57 руб.

Отгружена продукция ЗИМа покупателям;

Дт 9033 Кт 764 - 942451,59 руб.

Отражена сумма НДС за продукцию ЗИМа, подлежащая получению;

Дт 51 Кт 6221 - 469058,20 руб.

Отражена сумма авансов, поступивших за баллоны;

Дт 6221 Кт 683 - 78176,36 руб.

Дт 51 Кт 6223 - 956580,00 руб.

Отражена сумма авансов, поступивших за продукцию ЗИМа;

Дт 6223 Кт 683 - 159430,00 руб.

Начислена сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет;

Дт 6223 Кт 51 - 200000,00 руб.

Отражена сумма аванса, возвращённая покупателю продукции ЗИМа за невыполнение условия договора;

Дт 683 Кт 6223 - 33333,33 руб.

Начислена сумма НДС, подлежащая возмещению из бюджета;

Дт 51 Кт 6213 - 1752708,63 руб.

Дт 51 Кт 6211 - 6739172,44 руб.

Дт 51 Кт 6210 - 11100,00 руб.

Оплачена готовая продукция покупателями;

Дт 6223 Кт 6213 - 1575335,00 руб.

Дт 6221 Кт 6211 - 407989,62 руб.

оплата готовой продукции авансами, полученными от покупателей (снятие с предоплаты);

Дт 683 Кт 6223 - 262555,83 руб.

Дт 683 Кт 6221 - 67998,27 руб.

начислены суммы НДС, подлежащие возмещению из бюджета.

Сводки о дебиторской и кредиторской задолженности могут содержать следующую информацию:

вид продукции;

информация о поставщике (покупателе);

дата погашения задолженности, сгруппированная по времени: 0-30 дней, 31-60 дней, 61-90 дней, 91-180 дней, 180 дней -1 год, более 1 года;

проблемы, если таковые есть, со сбором дебиторской задолженности;

данные о встречных поставках (если по ним есть задолженность).

Отдельно можно вести сводки о просроченной задолженности для более пристального внимания на эти факты, в эти сводки следует включать графы об информации, о времени просрочки.

Для бухгалтерии отчёт, составленный по отдельным поставщикам (отчёт о кредиторской задолженности) заменит журнал-ордер №6, составленный по покупателям (отчёт о дебиторской задолженности) заменит ведомость №16.

Если отчёт составляется, в основном, для бухгалтерских целей, то сводка о дебиторской и кредиторской задолженности - для управленческих, составляется на основе отчётов.

Сводки о дебиторской и кредиторской задолженности могут составляться в разрезе отдельных дебиторов, кредиторов, просроченной задолженности, встречных закупках. Полезно включить в сводку графу количества просроченных дней платежа на текущую дату.

Сводки отражают не совершение хозяйственной операции за отчётный период, а лишь регистрируют состояние дебиторской и кредиторской задолженности на определённую дату. Сводка по своей сути является отдалённым аналогом инвентаризационной ведомости, но не может использоваться в её качестве, так как не соответствует утверждённой типовой форме.

Ведомость расчётов с покупателями и поставщиками, применяемая ФГУП «ССС» для анализа состояния расчётов и принятия управленческих решений в некоторой степени удобна в применении, тем не менее, её не мешало бы дополнить данными (итоговыми данными) о задолженности, сгруппированной по срокам просрочки и процентным отношением каждого вида просрочки к общему итогу. Эти данные могут быть как включены в итоговую строку действующего отчёта, так и дополнены отдельной формой, приведённой в приложении Н.

Сформированный отчет по дебиторской задолженности поможет видеть историю платежей, быстро и понятно предоставлять информацию руководству компании. В статье расскажем, как создать такой отчет, а также приведем образец отчета по дебиторской задолженности.

Взгляните на дебиторскую задолженность, оставив в стороне формулы расчета оборачиваемости и разработку внутренних нормативов. Предлагаю воспользоваться алгоритмом обработки данных по долгам. Он поможет сформировать регулярную отчетность, видеть историю платежей, быстро и понятно предоставлять информацию руководству и собственникам компании.

Скачайте полезные документы :

Какие данные включить в отчет по дебиторской задолженности

Пример

У нашей компании был контрагент, который с периодичностью раз в две недели привозил нам товар на склад согласно нашему заказу. Чтобы не гнать машину обратно пустой, он после разгрузки закупался у нас и уезжал обратно. Поставка товара и продажа были юридически оформлены на разные компании, принадлежащие одному собственнику. Соответственно, каждая компания имела свои долги, которые юридически не пересекались. Привозил контрагент по предоплате, и поэтому отслеживался долг поставщика. Закупал он частично с отсрочкой платежа, и срок по покупателю также был на контроле. Основным учредителем в обоих случаях был один и тот же человек. Поэтому действовало правило: если очередная поставка товара покрывала предоплату не полностью и оставался долг, то сумма закупки, по которой можно было получить отсрочку платежа, также уменьшалась.

Для оперативного контроля, когда клиент приезжал, данные в систему по поставке вводились сразу и запускался отчет по дебиторской задолженности. А оператор, который обслуживал клиента, после обработки отчета на выписке товара узнавал сумму лимита, на которую этот клиент мог получить отсрочку по оплате.

В третий блок попадают:

долги финансовых институтов, например депозиты в банках;
долги сотрудников, например по договорам материальной ответственности;
долги налоговых инспекций (возврат НДС или авансы по налогам), государственных фондов или институтов (государственное субсидирование, компенсации и т. п.), других аналогичных по сути организаций;
прочие долги.

Внутри каждого блока разделите суммы по валютам. Составьте список долгов:

рублевых;
в у.е, привязанных к доллару США;
в в у.е., привязанных к евро, юаню и т. д. - в зависимости от особенностей вашего бизнеса.

Далее в каждом из трех блоков сформируйте классический реестр старения дебиторской задолженности в любой удобной форме. Отразите суммы, даты, контрагентов и договоры. Выделите долги, которые в сумме дают 80 процентов от суммы всей задолженности в подгруппе. Согласно закону Паретто, обычно это 20 процентов всех дебиторов в подгруппе.

Список значимой дебиторской задолженности

Сделайте отдельный список значимых долгов, которые нужно контролировать в еженедельном режиме. Вы, как финансовый директор, должны знать все о каждой сумме этого списка, о договоре и контрагенте.

Если сроки оплаты срываются и дебитор попадает в «красную зону», принимайте управленческое решение.

Незначительную задолженность поручите контролировать вашему подчиненному. В зависимости от структуры компании это может быть заместитель главного бухгалтера, экономист или финансовый менеджер. Обозначьте этому сотруднику алгоритм действий:

звонок;
письмо-напоминание неофициальное;
письмо-напоминание официальное;
доклад руководству, исполнение принятого им решения.

Поясните, что, если контрагент не возвращает долг, эту сумму надо отметить в отчете красным цветом. В примечании указать, какие действия он предпринял. Обычно хватает неофициального письма, чтобы клиент оплатил.

Пример

Я использую несколько форм отчета по дебиторской задолженности. Руководству могут быть интересны только данные из «красной зоны» или только по ключевым клиентам. А финансовому директору нужна более полная информация. Мы утвердили для руководства отчет в формате «зеленая зона» - непроблемные долги, все согласно срокам; «красная зона» - проблемные долги и пояснения к ним. Для финансовой службы разработали алгоритм, описанный в таблице. При формировании отчета система компоновала данные Клиент/Договор в одной валюте по дате последней отгрузки (более ранние - «выше», более поздние - «ниже»). Далее по внутреннему курсу пересчитывались валютные долги в рубли и в конце выводился итог. Так же формировались отчеты по поставщикам и прочим должникам. Они выгружались в Excel, где уже основные суммы выделялись и анализировались. Добавлялись пояснения по срокам оплаты и другая необходимая информация.

Контролируйте задолженность

Учитывайте временной лаг между изменением статуса долга и отражением в учетной системе. Не забывайте про джентльменские соглашения сторон, которые не прописаны в юридических документах. Если это не конфиденциально, их можно отразить в пояснении к отчету.

Образец отчета по дебиторской задолженности

Покупатели		Долг в валюте договора	Долг в рублях	Срок оплаты	Пояснения
«Региональный оптовик» ООО	Договор № 01/$/Пр	50 000 долл.			По курсу 70 руб/долл.
«Региональный оптовик» ООО	Договор № 02/$/Пр	60 000 долл.			По курсу 70 руб/долл.
«Региональный оптовик» ООО	Договор № 03/R/Пр	2 000 000 руб.			В рамках утвержденного лимита
«Региональный оптовик» ООО	Договор № 04/R/Пр	1 400 000 руб.			В рамках утвержденного лимита
«Все для хозяйки» ООО	Договор № 05/R/Пр	5 000 000 руб.			Текущий остаток долга по договору, обещали закрыть в конце февраля
Итого сумма в рублях

Как оформлять операции с контрагентами

Порой дебиторку невозможно вернуть просто потому, что документы не в порядке. Важно, чтобы у продавца были правильно составленные:

Правоустанавливающие документы на сделку (договор, акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные и другие), оформленные в соответствии с действующим законодательством РФ и подтверждающие факт совершения операции. Необходимо, чтобы они были подписаны уполномоченными контрагентом лицами (доверенности должны прилагаться). Если подписант контрагента - генеральный директор, стоит проверить соответствие его полномочий уставу.
Документы обеспечения по сделке (если оно предусмотрено договором). Они также должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством и иметь юридическую силу. Например, банковская гарантия может быть недействительна без документа, подтверждающего ее оплату, - платежного поручения с отметкой банка о проведении платежа или кассового документа о приеме наличных.
Акты сверок. Со всеми дебиторами необходимо периодически проводить сверку взаиморасчетов и оформлять акты. Может быть, достаточно раза в год в процессе инвентаризации дебиторской задолженности. Однако если операций по дебиторам много - лучше ежеквартально или даже ежемесячно.

Есть «особенные» клиенты, которые придираются к документам, тянут до последнего и регулярно срывают сроки оплаты ( ). При этом компания не может отказаться от сотрудничества с ними в силу различных причин. Возьмите их на отдельный контроль. Как только приходит срок платежа - запускайте процесс напоминаний: звонок, тут же письмо-напоминание, через два дня официальное письмо. Не сработало - доклад руководству и согласование мер воздействия.

Собирайте статистику задолженности, анализируйте изменения ее структуры по всем должникам.

Пример

У нас был контрагент, который очень аккуратно оплачивал рублевые долги и регулярно срывал сроки оплаты валютных. Клиент был крупный, и поскольку валютные долги оплачивались по курсу на день оплаты, то руководство не видело в этом большой проблемы. К юридическому сроку оплаты по факту добавляли еще неделю и только потом просили сделать «звонок вежливости» - напомнить о долге. Когда такая практика устоялась, что подтверждалось отчетами, стало понятно, что клиент по факту добавил себе еще неделю отсрочки. Руководство компании использовало информацию при обсуждении условий очередного договора.

Обратите внимание на условия по срокам оплаты. Момент начала отсчета этого срока может быть описан как выполнение нескольких условий одновременно. Если не выполнено хотя бы одно из них, то обязательство по оплате еще не наступило. Чтобы оценивать сроки «рождения» долгов, заведите подреестр будущих долгов по ключевым договорам - клиентам, проектам, направлениям.

Если ваша компания реализует отдельные крупные проекты, нужно понимать, что это - будущая дебиторская задолженность, фактической она станет, только когда проекты завершатся. Если основной бизнес - продажа товаров или услуг, то долги возникают после закрытия сделки - подписания акта выполненных работ или счета-фактуры. Вы можете быстро определить «маркеры», которые требуется отслеживать, чтобы учитывать будущие долги. В этом вам поможет файл Excel с записями, личный рабочий дневник или ответственный сотрудник.

Пример

У нашей компании было небольшое направление - мы отгружали товар покупателям контейнерами и использовали модальных перевозчиков. Они отвечали за доставку груза. Часть постоянных клиентов имели отсрочку при оплате товара. Срок начинался с момента доставки контейнера покупателю. Появлялся временной лаг между фактической отгрузкой товара и юридическим возникновением долга покупателя. Такие отгрузки имели свой тип договоров и код и попадали в отчет по дебиторке с отметкой в пояснениях «дата отгрузки/товар в пути». Когда от перевозчика поступала информация о дате доставки груза покупателю, то в документ в системе вносились изменения и в новом отчете отгрузка числилась в разделе «обычных» долгов. Это позволяло контролировать будущие долги и «сводить сальдо» по движению товара в пути при проверке сумм.

Смотрите на реакцию руководителя, собственника - потребителя отчетности. Если отчет востребован, то он будет часто подвергаться корректировкам и изменениям со стороны пользователей. Если вас постоянно просят доработать форму, значит ею пользуются.

Создавайте востребованную отчетность по дебиторской задолженности

Формат отчетности должен быть удобен руководству, отражать важную информацию и позволять принимать управленческие решения. То есть важен не только состав данных, но и их оформление, вплоть до корпоративного стиля, принятого в компании. Это может быть и подробная таблица Excel, и мини-презентация на пяти слайдах. Периодичность отчетности задается внутренними регламентами компании - обычно неделя. Но бывает и чаще.

Пример

Во второй половине 90-х годов я работал в торговой компании, которая занималась оптовой торговлей бытовой химией, парфюмерией и другими сопутствующими товарами. Занимался учетом товарного движения - закупок и реализации. Руководство часто давало мне задачу срочно подготовить отчет о долгах компании. Мы с финансовым директором упростили работу - решили делать отчет регулярно. Обсудили и согласовали с руководством формат отчета, сроки представления. Время и дата были выбраны с учетом проведения еженедельных рабочих совещаний по понедельникам во второй половине дня. Каждый понедельник перед совещанием к 3 часам дня мы отправляли отчет руководству. При этом на внутреннем рабочем совещании договорились о том, что:

сотрудник казначейства в понедельник до 12.00 обязан разнести все платежи и банковские выписки за прошлую неделю;

старший менеджер операционного зала обязан проследить, чтобы до того же времени в систему были занесены все отгрузки и все поступления ТМЦ за прошлую неделю;

старший оператор склада также был обязан проследить, чтобы в учетную систему были внесены все пересортицы и недостачи за прошлую неделю.

Один из моих подчиненных сотрудников в момент наступления времени «Ч» уточнял исполнение процедур у ответственных лиц и запускал формирование предварительного отчета в системе. Мы его выверяли, используя текущую рабочую информацию, и готовили итоговый отчет для руководства. Запустив регулярный процесс, мы в итоге добились нескольких выигрышей:

руководство привыкло к определенному алгоритму предоставления данных и запрашивало их не в рамках процедуры, только по отдельным клиентам и в рамках «новых вводных» от внешней ситуации;

выросла актуальность данных в системе, так как сотрудники несли ответственность за выявленные ошибки;

появилась история отчетов - можно было при анализе обнаружить определенные тенденции.

ВИДЕО: Что включить в регламент контроля дебиторской задолженности

Контроль дебиторской задолженности должен быть регламентирован. Что включить в регламент, на видео рассказывает Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт».

Подготовлено по материалам